Будь Здорова

Знайшли помилку?!

Виділіть текст з помилкою та натисніть одночасно дві клавіші - Shift + Ентер, у вікні напишіть свій варіант виправлення помилки ...

Популярне

Не знаю, як кого, а мене в дитинстві забавляло таке: написати собі список справ, і, осиливши їх, методично викреслювати. Простий спосіб відчути смак досягнень. Для відчуття масштабності проекту в дитинстві достатньо було злегка схитрувати - не просто нашкрябати в плані: «прибрати кімнату», а розписати по дрібним задачам: «протерти пил», «підмести»,«Розкласти підручники» - а потім викреслювати всі пункти з почуттям виконаного обов'язку.

Практика більш зрілого віку показала, що це був воістину дитячий підхід. Тепер для того, щоб пишатися собою, хочеться не множити кількість завдань, а скорочувати їх.Підтвердженням цього нехитрого міркування стала система getting things done (GTD) - за назвою книги Девіда Алена (в російській перекладі - «Як розібратися зі справами»).

Інша справа, що автор системи GTD, будемо її так називати для стислості, запропонував досить гнучкі методи для скорочення як кількості завдань, так і часу на їх виконання.Що заважає розібратися зі справами

 

Система GTD базується на кількох принципах.

· Інформацію про намічених справах слід тримати не в голові, а в якому-небудь більш надійному місці. За рахунок чого звільняється наша оперативна пам'ять, пропадає страх щось упустити і знаходиться енергія для більш творчих завдань.· Для більшості людей робота пов'язана з багатозадачністю і постійними перемиканнями. А останнім часом - ще й зі слабкою передбачуваністю робочого процесу, який тепер складається не тільки з виконання робочих завдань, але і комунікацій, сторонньої інформації і маси відволікаючих чинників, що крадуть нашу увагу.Від цього виникає враження навалився на тебе сніжної грудки, з-під якого не видно ні перспектив, ні глобальних завдань, на кшталт «навіщо мені все це потрібно».

Старі системи організації завдань на зразок щоденника, стають малоефективними: одна справа тягне за собою кілька інших, інше - провисає на проміжному етапі,третій відкладається - стало бути, з ключовим завданням «звільнити голову від рутини» щоденник не справляється.

GTD - свого роду тривимірна модель для планування робіт. А разом з новим виміром з'являється і нова філософія.

Точка входу

За великим рахунком,ми з нашими завданнями зокрема і з будь надходить інформацією в цілому повинні працювати, як у гарній бухгалтерії: планування - облік - контроль. Такий раціоналістичний підхід не повинен лякати: він потрібний, щоб розгребти цю божевільну купу і зайнятися більш піднесеними речами.

Почнемо з прикладу базової процедури,яку потрібно проводити з будь надходить інформацією: від запланованих справ до телефонних прочуханів. Послідовність дій така:

1. Зрозуміти, чи вимагає входить інформація подальших дій? Якщо ні, то вона переміщається в одне з трьох місць: у сміття, в папку «Відкладене» або в довідковий матеріал.

2. Якщо входить інформація все-таки вимагає подальших дій, спочатку треба визначити, яким є бажаний результат.

3. Тепер слід зрозуміти, чи здатні ви впоратися з цією справою за дві хвилини (між іншим, за цей час можна зробити масу корисних речей: продиктувати телефон, розвісити білизну з пральної машинки, написати список завдань на завтра).Якщо справа займе дві хвилини - ура: виконуємо і забуваємо. Якщо немає, його можна кому-небудь передоручити. Але не завжди. Тоді викручуватися доведеться власними силами: справу доведеться занести в плани в один з двох розділів: до певного терміну або коли знайдеться час.Тепер виникає логічне запитання: а що там з згаданими папками і розділами? Погана новина в тому, що якраз велика кількість папок відлякує неофітів від системи GTD. Хороша новина в тому, що розібратися з ними не складніше, ніж навчитися кататися на велосипеді. Почнемо трохи здалеку: уміння працювати з інформацією особливо не стане в нагоді,якщо ви не розібралися з питаннями планування.

Планування: мрії та списки

Ті, хто вже стикався з системами організації робочих процесів, анітрохи не здивується: GTD точно так само базується на необхідності планувати свої дії - як короткострокові, так і довгострокові.

Отже, беремо аркуш паперу і в довільному порядку складаємо список «хотелок» - прагнень, проектів, потреб, які необхідно реалізувати зараз або в майбутньому. Високі цілі тут будуть сусідити з побутовими потребами, а прості справи - з масштабними проектами, удаваними недосяжними. Тепер, коли плани з голови перенесені на папір,їх доведеться розсортувати.

Перше: поточні проекти - все, над чим ви зараз працюєте. Друге: плани на 1-2 роки - те, чим ви хочете зайнятися в найближчій перспективі. Третє: бачення через 3-5 років, образ майбутнього, яким ви його собі уявляєте у світлі ваших справ. І, нарешті, GTD рекомендує поміркувати на тему того,який ви взагалі уявляєте своє життя років так через 20 - і як цього досягти.

Потім настав час спуститися рівнем нижче - і поглянути, як можна реалізувати кожен з цих планів. Проблема мрійників в тому, що вони найчастіше непевний уявляють собі результат. Як ви зрозумієте, що ваш проект вдало реалізований? Що таке у вашому випадку успіх?А тепер найважливіше: кожен ваш план з цього моменту розглядається як проект, що вимагає певної послідовності дій в ім'я результату. Тому виникає необхідність розписати послідовність дій, що призводять до мети. Так ми поступово спускаємося на самий базовий рівень,з якого був початий розмову: дорога до великих проектам починається з щоденної послідовної роботи над ними. А щоб впоратися з усіма завданнями, нам потрібно розчистити простір від рутини і лушпиння. І ось тут нам знадобляться папки і каталоги.

Де твоя папка, чувак?

Список завдань у нас вже є - він ще стане в нагоді в господарстві.Тепер нам буде потрібно сховище «Вхідні», яким може стати лоток, коробка, папка. Сюди повинна складатися входить інформація, зафіксована на папері (стікері, бібліотечної картці).

Папка «Терміново» - сюди потрапляють листочки з усіма справами, які необхідно виконати швидко і до певного терміну.

Папка «Коли з'явиться час» -тут зберігаються листочки із записами відкладених до кращих часів проектів.

У папку «Відгук» переміщаються ті проекти, розвиток яких залежить від втручання третіх осіб, очікування дзвінка, дозволи, візи і т.д. Можливо, доведеться нагадувати потрібним людям або організаціям про те, що ви чекаєте їх реакції.

І ще одне сховище, назване Алленом «Довідкова інформація»: сюди попадається те, що може стати в нагоді надалі - чужі візитки, адреси і телефони, довідники та інші речі, що полегшують життєву навігацію.

У роботі з папками важливо пам'ятати дві речі. По-перше, листок із завданням може перекочувати з одного сховища в інше. І, по-друге: вміст всіх папок (а також свої щоденні, щотижневі та перспективні плани) треба регулярно переглядати - і якщо буде потрібно, підганяти їх під мінливу реальність.

Система GTD - взагалі досить гнучка штука: про це свідчить те, що її здатний розвивати і модифікувати для своїх потреб не тільки гуру-винахідник,але й будь-який бажаючий. Існує чимало англомовних блогів, присвячених темі GTD: розповідями про свої досягнення та особистих дрібних винаходах, що дозволяють поліпшити свою продуктивність. Російською мовою таких ресурсів менше, але вони є.

Сам Девід Аллен часто порівнює володіння GTD з бойовими мистецтвами,маючи на увазі стан повного спокою і розкутості - природно, що кожен «боєць» привносить елементи своєї індивідуальності в техніку бою.

Додати коментар


Захисний код
Оновити